برنامه ریزی کنفرانس : چک لیست برگزاری کنفرانس

 ایران مجری / آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس / برگزارکنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاری مراسم:

کارهایی که برای برنامه ریزی کنفرانس باید انجام داد:

• -تاریخ آن را تعیین نمایید.
• -ساعت شروع وپایان کنفرانس را مشخص نمایید.
• -مکان را  انتخاب کنید.
• - یک سیستم برای هزینه ها وحسابداری ایجاد کنید.
• -  مکا ن برگزاری کنفرانس  ، محل فعالیت های  گروهی وکارگاه های مربوطه را مشخص نمایید.
• - یک لیست اولیه از مدعوین ، کارکنان/داوطلبان وسخنرانان احتمالی تهیه نمایید.
•   یک بلوک از اتاق های هتل را برای اسکان شرکت کنندگان ،کارکنان وسخنرانان اختصاص بدهید.
• - تجهیزات صوتی وتصویری لازم راتهیه کرده وافرادی را به عنوان مسؤلین فنی این تجهیزات  درنظر  بگیرید.

• - موضوع واهداف همایش را تبیین نمایید.
• - برای مدعوین ، کارکنان/داوطلبین وسخنرانان ایمیل بفرستید وتاریخ برگزاری کنفرانس رابه آن ها اطلاع دهید.
• -  طرح های تبلیغاتی ، کمپین ایمیل ،وب سایت ووسایل لازم برای چاپ  راتهیه نمایید.
• -  فضایی را در وب سایت برای  مطالب مر بوط به کنفرانس در نظر بگیرید که حاوی جزییات لازم باشد.
• -  جدول زمانی رویدادهای   کنفرانس را به صورت روزانه تهیه نمایید.
• - سخنرانان  (کارکنان یا اعضا) را از داخل مجموعه خود انتخاب نمایید.
• -  نکات اصلی متن سخنرانی مجری وسایر سخنرانان وهمچنین  توضیحات مربوط به برنامه های کارگاه ها و   پروفایلهای سخنرانان را تهیه و ذخیره نمایید.
• - جوایز یا هدایای مربوط به  سخنران را انتخاب کنید و سفارش بدهید.
• - پرواز ها ، خودروهای اجاره ای مورد نیاز و سایر وسایل حمل ونقل را رزرو نمایید.
• - افراد مسؤل پذیرایی و سفارشات را مشخص نمایید.
• -  موارد لازم از قبیل  نشان ها ،تصاویر ، پروفایل های مجری ،توضیحات مربوط به  کارگاه ،جدول زمانی کنفرانس ونمونه های تبلیغاتی را چاپ کرده ودر اختیار برنامه ریز مراسم قرار دهید .
• - برای فرایند ثبت نام ،برنامه ریزی کنید.. اولین وآخرین مهلت ثبت نام را مشخص نمایید ،  اطلاعات را در  پایگاه داده ها ثبت نمایید، اطلاعات را برای ثبت  نام در سایت  ،  آپلود نمایید.
• -  لیستی از تدارکات لازم تهیه نمایید . تدارکاتی را که برای مدیریت بهتر زمان لازم دارید سفارش بدهید.
• - کارهای مربوط به طراحی بروشور و چاپ دعوتنامه و...راشروع کنید وکارهای گرافیکی را به هنرمندی که از قبل انتخاب کرده اید بسپارید.
• - برای خوشامدگویی وسخنرانی های اولیه برنامه ریزی کنید.
• - موارد مورد نظر مثل  بروشورها ،تی شرت ها وسایر اقلام تبلیغاتی و بنر یا نشان های لازم  را  برای چاپ سفارش بدهید.
• -  امورمربوط به سایت را طراحی وآپلود کنید
• – مواردی مثل ثبت  نام ، اطلاعات مربوط به  کنفرانس  (نقشه ، لینک آب و هوا)، رزرو اتاق های هتل ، جدول زمانبندی برنامه ها ، سخنرانان کلیدی ، مجری صحنه و پروفایل های سایر سخنرانان را تهیه نمایید
• - بروشورها و فراخوان را توزیع نمایید.
• - برنامه کارگاه را تبیین نمایید، لیستی از وسایل صوتی تصویری مورد نیاز و نوع محل کارگاه تهیه نمایید (کارگاه باید درکلاس درس ،محل  تئاتر ،یاجای دیگری برگزار شود.)
• - توضیحات مربوط به کارگاه وجدول زمانبندی شده نهایی کارگاه را روی سایت قرار دهید.
• - ثبت نام اولیه را شروع کنید.
• - لیست مدعوین ،سخنرانان وکارکنان رانهایی کنید.
• -  فهرست برنامه ها را نهایی کنید.
• - رزرو وسایل صوتی تصویری مورد نیاز را قطعی کنید.
• - با مسئول پذیرایی در مورد تعداد  غذاها واقلام پذیرایی مورد نظر ،هماهنگی های لازم را انجام دهید.
• - علایم و نشان های  لازم (از جمله خروج اضطراری و علائم ایمنی و امنیتی)را تهیه نمایید.
• - لیست نهایی وظایف کارکنان وداوطلبین را تهیه کنید و در اختیار آن ها قرار دهید.
• -  دستورالعمل  سخنرانان را مشخص نمایید.
• - کارت های سینه وبسته های خوشامد گویی (مثل جدول برنامه ها ،نقشه ها ،بلیط ها،کاغذ وخودکار برای یادداشت برداری  ، قوانین کنفرانس وسایر موارد لازم را) تهیه نمایید.
• -سایر موارد ووسایل لازم را به مقدار کافی تهیه کنید( دستگاه منگنه ،قیچی ،چسب نواری ،ماژیک، گیره کارت ، برچسب  بدون نوشته ، سیم رابط ،خودکار ،گیره کاغذ، برچسبهای کاغذی )
• - وسایل حمل ونقل  مورد نیاز را قطعی کنید.

 در همین مورد :

چک لیست در مورد انتخاب مترجم هم زمان

بازنشر این مطالب این مجموعه تحت هر عنوانی مجاز نمی باشد. شما برای استفاده از این مطلب خارج از محیط سایت باید مقاله را خریداری نمایید. شرکت بانوی سخن پارس