10 نکته برای مدیریت تشریفات محل کنفرانس

آیین تشریفات کنفرانس های ملی و بین المللی
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

 10 نکته برای مدیریت تشریفات محل کنفرانس ها از فریبا علومی یزدی

اداره خوب سمینار ها و کنفرانس ها نیاز مند سازماندهی دقیق هستند.اگر می خواهید کنفرانسی عالی و بدون نقص برگزار کنید علاوه بر داشتن  سخنرانان خوب و توانا و یک محل مناسب برای اجرای کنفرانس ، جزئیات جلسه نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. لطفاً به نکات زیر توجه نمایید.

Off White X Max 97

1-اتاق و تالار کنفرانس را به سیستم سمعی و بصری عالی مجهز نمایید.

سیستم سمعی و بصری باید در طول جلسه ی سمینار بخوبی کار کند .آگر تالار کنفرانس فاقد چنین تجهیزاتی است ، حتماً آن را تهیه و نصب نمایید.با کمک این سیستم می توانید صدای هر سخنران را تنظیم کنید و نمایش پاورپوینت براحتی انجام می پذیرد. باتری های میکروفون را از قبل کنترل نمایید.پروژکتورها باید با لپ تاپ هماهنگ باشد.اگر همه جزئیات به خوبی رعایت شود و همه چیز از قبل تنظیم گردد ، جلسه بدون نقص پیش خواهد رفت.

 

2- جهت هماهنگی کلیه امور ، یک مجری صحنه master of ceremony  (نه یک گوینده) تعیین نمایید.

اگر می خواهید برنامه ها به خوبی پیش روند باید یک مجری صحنه داشته باشید.یک MC کسی است که همه ی اجزای یک سمینار یا کنفرانس را به هم پیوند می دهد.کسی که می تواند  مخاطبان و سخنرانان را تا آخرین لحظه ، مشتاق و پر انرژی نگه دارد.

 مجريگری چيست ؟ مجری صحنه کیست؟

3- برای هر برنامه ای ، هر چند کوچک هم ، زمانی اختصاص دهید.

یک برنامه زمان بندی دقیق تهیه کنید. فقط زمان شروع و پایان را تعیین نکنید.همه ی برنامه ها باید دقیق زمان بندی شوند.برای مجری برنامه نیز زمانی تعیین کنید تا بتواند سخنرانان را معرفی کند و از آنها تشکر کند و مطالب آنها را جمع بندی نماید. زمانی را هم  جهت استراحت و پذیرایی قرار دهید.یک برنامه ی زمانبندی دقیق موجب می شود که همایش شما طبق ساعت پیش رود.

 

4- از وسیله ای جهت متوقف ساختن سخنران هایی که وقت آنها به پایان رسیده است استفاده نمایید.

اگر سخنرانان بیش از وقت تعیین شده ، صحبت کنند ، قطعاً مخاطبان را خسته خواهند کرد. برای جلوگیری از این مشکل ، به مجری این اجازه  را بدهید تا با وسایل خاصی سخنران را متوقف نماید.دادن کاغذ نوشته مناسب نیست و مجریان حرفه ای می دانند چگونه به سخنران سیگنال بدهند.

در جلسات بین المللی و مجلس و دادگا ها از صدای زنگ هم استفاده می شود و موردی ندارد.

 

5-تا جایی که ممکن است برنامه زمان بندی کنفرانس را  تغییر ندهید مگر در مواقع ضروری.

مخاطبان شما قطعاً برنامه ی زمان بندی کنفرانس را قبلاً مطالعه کرده و طبق آن برنامه ی خود را تنظیم نموده اند.همه ی افرادی که قرار است صحبت کنند ، طبق برنامه سخنرانی خود را تنظیم کرده اند بنابر این هیچگاه برنامه ی کنفرانس را تغییر ندهید.

هیچ موقع از سخنرانانی که سابقه غیبت در مراسم را داشته اند و نظم و اعتبار شما را زیر سوال برده اند برای سخنرانی دعوت نکنید.

 

6- اگر قرار است در پایان سخنرانی ، پرسش و پاسخ در نظر بگیرید ، میکروفون سیار برای مخاطبان فراهم نمایید.

مسئله ای که موجب عصبانیت مخاطبان می شود این است که یا صحبت های سخنران به خوبی به گوش آنها نمی رسد یا صحبت های مخاطبان.بنابر این هم برای سخنران و  رییس نشست تخصصی و هم مخاطبان میکروفون های جدا گانه در نظر بگیرید.

 

7-مانع ورود صدا از سالن های مجاور و یا نمایشگاه به تالار کنفرانس بشوید.

سر و صدا هم موجب حواس پرتی سخنران و هم مخاطبان می شود.سالن های نمایشگاه و کار گاه های آموزشی و میز پذیرش و همین طور محل استراحت و پذیرایی را دور تر از سالن اصلی برگزاری کنفرانس انتخاب کنید.

مهم نیست دفعه قبل به چه شکلی نمایشگاه و پذیرش را برگزار کردید یا دیگران چگونه عمل کردند. شما کنفرانس خود را به بهترین وجه مدیریت نمایید و از  ایده های خوب استفاده کنید و بگذارید دیگران از تجربه ی شما استفاده نمایند.

 

8- از سخنرانان بخواهید که قبل از حضور در جلسه ، پاورپوینت ها  و چگونگی پخش انها را کنترل نهایی کنند.

اگر سخنرانان و مجری برنامه قبل از شروع برنامه ، همه ی مواردی را که قرار است طی کنفرانس ارائه دهند ، یکبار بررسی نمایند دیگر مشکلی پیش نخواهد آمد.

 

9- اسامی سخنرانان را درشت و واضح مقابل آنها قرار دهید.

بخش ارزشمند برگزاری یک کنفرانس این است که شرکت کنندگان مجازی  نیز بتوانند از طریق رسانه ها یا اینترنت در کنفرانس حضور داشته باشند.در نتیجه اسامی سخنرانان را بزرگ و واضح مقابل آنها قرار دهید طوریکه براحتی از فاصله ی دور قابل دیدن باشد.از یکی از منشی های صحنه بخواهید نام هرسخنران را به موقع عوض نماید.

 

10- با وقت هر سخنران منصفانه بر خورد کنید.

اجازه ندهید برخی از سخنرانان با زیاد صحبت کردن ، وقت دیگران را بگیرند.به هر شخص زمانی را که قبلاً برای او تعیین کرده اید، اختصاص دهید و  مجری مراسم باید برای دعوت از سخنران با ظرافت این مهم را گوش زد نماید.

 


مجري صحنه کسی است که با استفاده از فن بیان و فصاحت و بلاغت کلام و نیز مهارت در سخنوری با اشراف کامل بر موضوع و محتوای همایش , آیینه تمام نمای تلاش بی شایبه ی مسوولان و نیز بیانگر عظمت و شکوه یک همایش است.

رائ ثاقب و نظر صائب هزاران اندیشه ی دانشورانه و اندیشمندانه ی مخاطبان ،بیانگر آن است که هرقدر به حضور يک مجري با تجربه و خوش بیان در همايش اهمیت داده شود ،‌علاوه بر اینکه رضایتمندی و خرسندی مخاطبان حاصل می گردد، آنان را براي حضور در همایشهای آتی مصمم می سازد.