مدیریت بحران در کنفرانس ها و وظیفه مجری

مجري صحنه
ابزارها
تنظیمات نوشتاری


مدیریت بحران در کنفرانس ها از فریبا علومی یزدی - قسمت اول

 

امروزه مدیریت واژه ای نیست که بتوان به راحتی در مورد آن صحبت کرد. مدیریت شاخه های زیادی دارد و مدیریت بحران یکی از آنهاست. برای مدیریت بحران هم به مانند دیگر مدیریت ها ، کنفرانس های علمی برگزار می شود و هر روز ایده های جدیدی نقد و تحلیل می گردد. شاید بعضی ها فکر کنند مدیریت بحران چه ربطی به برگزاری کنفرانس دارد . و اتفاقاً سوال من هم همین است.

Nike Air Max

سرفصل ها | شغل شما | مدیریت بحران در کنفرانس ها  و وظیفه مجری از فریبا علومی یزدی

 

خوب اجازه بدهید با یک سوال چهار گزینه ای شروع کنیم.


یکی از سخنرانان در هنگام سخنرانی خود سکته می کند؟ شما چه کار می کنید؟


1- از جمع در خواست می نمایید تا با خواندن فاتحه ای ، روح ایشان را بدرقه نمایند؟
2- در اولین فرصت ممکن با بهشت زهرا تماس می گیرید؟
3- آقایان شروع به قال و داد می کنید یا خانم ها،  گریه و جیغ و داد می کشید؟
4- شاید در مورد مسائل کفن و دفن مطالب علمی خوبی بیان می کنید و تا آخر همایش از اتفاق پیش آمده مرتب معذرت خواهی می نمایید!!!

 

 

نخندید . این ها واقعیت ایران ماست.

شاید این یک مثال دور از ذهن باشد ولی آیا تا کنون کسی در حال سخنرانی سکته نکرده است؟

شما شاید ندیده باشید ولی برای اینجانب که همایش های زیادی را اجرا کرده ام این مورد پیش آمده است و در کارنامه ام  موارد زیادی وجود دارد که گزیده ای از آن را در زیر بررسی می نماییم.

1- دو گروه سیاسی در کنفرانسی آمده بودند تا با منطق ایرانی دودمان هم را بر باد بدهند و این کنفرانس با اینکه چند دفعه نزدیک به کنسل شدن بود ولی انجام گرفت و طرفین با تمام قوا و با بزرگانشان تشریف فرما شده بودند.سکوتی غریب،  نشان از آن داشت که این کنفرانس تلفات زیادی دارد.

بله . این ها جک و داستان نیست. شاید برای بعضی از شما هم پیش آمده باشد و برای بعضی دیگر پیش خواهد آمد.

خوشحالم  که سربلند از این کنفرانس بیرون آمدم و تجربه کنترل این مراسم ها را در زمان دیگر و پست دیگری انتشار خواهم داد.


2- مجری کنفرانسی بودم که اکثر سخنرانان  افتتاحیه غیبت داشتند. خبر گزاری ها  تیتر زدند " غیبت وزیر ، مجری را سخنران کرد".

3- کنفرانس هایی بودم که شب قبل از کنفرانس مکان کنفرانس تغییر کرد . مثلا یکی  از برج میلاد به تالار وزارت کشور منتقل شد. اطلاع

رسانی به سختی انجام پذیرفت و شرکت کنندگان با تاخیر  زیادی به تالار کشور می رسیدند. انها دوست داشتند یکی را قربانی کنند تا آرام گیرند. تصور اینکه از اقصی نقاط ایران تشریف فرما بشوید به تهران برای یک همایش با شکوه و صبح تان را شروع کنید با تاخیر هواپیما، نرخ نا متعارف تاکسی فرودگاه ، ناله های بی ربط راننده تاکسی ، ترافیک و برج زیبای میلاد که کسی در انجا حضور ندارد و به جای خیر مقدم  ... با خط زیبایی نوشته بود با عرض معذرت ...
شب ساعت 2400 با من تماس گرفتند و من این مراسم  سنگین را اجرا کردم و  هنوز  افتخار همکاری با این انجمن را دارم.

4- در این اواخر در یک جشنواره ملی  برنامه داشتم. روزی استثنایی بود. با خبر غیبت دو وزیر و شهردار  شروع شد. برف سنگین  و فضای مه آلود برج میلاد را نصف کرده بود. فضای جامعه در تب و تاب مسائل امنیتی بود و مسوولان برج میلاد اصل مجوز را دریافت نکرده بودند و مسوولان ارسال مجوز هم بنا به سوء تفاهم از بر نداشتن گوشی تلفن اتاق...  مجوز را ارسال نمی کردند.

جمعیت زیادی در تالار بین المللی همایش های میلاد جمع بودند و ساعت الان ده صبح است  و دو ساعت از شروع برنامه عقب هستیم و هنوز مجوز نرسیده است. بعضی از مقامات هم جلسه را ترک کردند.
همهمه ها کم کم تبدیل به انفجار فریاد می شد.خبر نگاران و عکاسان زیادی منتظر سوژه بودند تا دست خالی  تالار را ترک نکنند .مسوولان همایش تمام زحمات خود را بر باد می دیدند. خوب ، شما در چنین موقعیتی چه کار می کردید؟


شما هم مثل من !!! می گفتید!!!!!!


"خوب شد ما پولمان را گرفته ایم ".
آقایان من به شما بگویم" من باید راس ساعت ... بروم . برنامه دارم"
خوب حالا چی شد؟ کنسل می شود یا نه؟
آقای ... تکلیف من را روشن کنید. من باشم یا بروم؟
آقای ... من اگر زمان شما اضافه شود ... دستمزد بیشتری می گیرم.
یا اینکه شروع می کردید بد و بیراه گفتن به مسوولان تا بفهمند شما هم با آنها هم دردید و درک سیاسی بالایی دارید.

اصلاً شاید بهترین کاری که می شد انجام داد این بود که پشت تریبون بروید و بگویید برنامه برگزار نمی شود و خداحافظ.(ولی بدون میکروفون ، چون صدای میکروفون بسته بود).

شما باید بپذیرید که این مسایل بخشی از کار شماست . شما آنجا نیستید  تا بی تفاوت باشید و همین طور آنجا نیستید تا قهرمان بازی در بیاورید و کار های هیجانی انجام دهید. بدون تعارف بگویم شما پول گرفته اید تا احتمال این بحران یا هر بحرانی را از قبل پیش بینی کنید ، در کمترین زمان بهترین راهکار موجود را با مدیران کنفرانس پیشنهاد دهید و با کمترین بیان کنترل را به دست گیرید و این در حالی است که تمام نکات مجریگری را که قبلا به نگارش درآمده است را رعایت کنید. به بیان واضح تر هیچ بحرانی ، وظایف شما نسبت به مخاطبان را تغییر نمی دهد.اکرام مخاطبان فرض اول است.

حتماً با من موافقید که از ابتدایی ترین کاری که یک مجری حرفه ای انجام می دهد این است که با بیان خود آرامش را به مسوولان همایش برگرداند تا تصمیم گیری درستی انجام گیرد.

به طور مثال شما باید بگویید"لطفاً خونسردی خود را حفظ کنید .  اصلاً جای نگرانی نیست. من می دانم چگونه از مخاطبان عذر خواهی نمایم. من می توانم در نبود سخنرانان برنامه را پر کنم. من سعی می کنم کنفرانس را در حداقل زمان مدیریت کنم ، من اینجا هستم تا این چنین بحران هایی را مدیریت کنم و ..."


در مرحله بعدی کاری که من انجام دادم این بود.

بعد از اطمینان از برگزاری کنفرانس با رایزنی مناسب و حسن اخلاق از حراست تالار اجازه گرفتم در حد سی ثانیه و  دو سه جمله کوتاه  مراتب را اعلام کنم که" تا دقایقی دیگر برنامه شروع خواهد شد".

خوب این موفقیت کسب شد حالا چه باید گفت: 1500 جفت چشم ، خبرنگاران عصبانی ، عکاسان منتظر که به محض ورود من به روی صحن بالغ بر 200 تا فلاش زدند، مخاطبان بی قرار و بعضاً در حال ترک تالار، مسوولان مضطرب ، جو امنیتی جامعه و حراست که ریسک بزرگی نموده است همه منتظرند تا ببیند شما چه می گویید و این جاست که شما قرار است تیر آخر را به انبار باروت شلیک کنید.

  • خوب آنچه که می گویید غیر از چارچوب اجرای شماست.
  • همه ی مخاطبان روی شما شناخت ندارند.
  • برنامه رسمی نیست و هنوز معلوم نیست سرانجام کار به کجا بینجامد.

سوالات متفاوتی روبه روی شما قرار می گیرد.

  • سلام کردن لازم است یا خیر؟ اگر سلام لازم است پس نام خدا چه می شود؟ اگر با نام خدا شروع کنم و سلام هم بفرستم که این شروع برنامه قلمداد می شود و این بیش از دو جمله می شود.
  • باید این تقصیر را به گردن که انداخت؟ یا بهتر بگویم چه عذری  خواست؟ آیا باید کنایه زد و شم سیاسی خود را نشان داد؟
  • باید رسمی بود و با تحکّم دروغ گفت؟ یا باید با لودگی مساله را ماست مالی کرد؟ یا باید با توسل به مغلطه گویی تنها با کودک درون مخاطبان صحبت کرد؟
  • زبان بدن در این مواقع  چگونه باید باشد؟جدی و عصبانی؟ ناراحت و گرفتار؟خندان و بی تفاوت؟ بی خیال و تنها انجام وظیفه؟
  • آیا فقط برای اطلاع رسانی باید موضوع را اعلام کرد و بدون ارتباط با مخاطبان سریع تریبون را ترک نمود یا آنکه باید این قدر صحبت نمود تا حراست مجبور به قطع میکروفون شود.و ده ها سوال دیگر ...


جای نگرانی نیست شما می توانید بنشینید . قهوه خود را میل نمایید و حسابی فکر کنید که چه بگویید. مطمئن باشید خیلی زود یکی به شما  خبر می دهد "خانم /آقا  ، شما تشریف نمی برید؟".



شاید بعضی از خوانندگان عزیز تصور کنند این موضوع خیلی ساده است و نیازی به این همه سوال  و  جواب نیست. حق با شماست ولی من معتقد هستم ، شما که برای سوپر استار شدن و حرفه ای بودن تلاش می کنید باید متمایز باشید.برای گفتن و زیاد گفتن ، هنر خاصی لازم نیست برای نگفتن  بعضی حرف های عموم ، باید هنرمند بود بدون آنکه حق مطلب را از دست داد.

شغل و حرفه ی خود را جدی بگیرید. مجری گری تنها برای کسانی که نکات مجریگری را نمی دانند  خیلی آسان است.

این که من چند جمله گفتم؟ چه گفتم؟ با مخاطبان چگونه ارتباط برقرار کردم؟چه شد که مخاطبان کنفرانس تا آخرین لحظه تالار را ترک نکردند که هیچ ، بلکه با رضایت خاطر همه چیز را فراموش کردند و خبرگزاری ها هیچگونه خبر حاشیه ای را انتشار ندادند؛ بماند برای عزیزانی که جواب من را با بررسی سوالات از طریق ایمیل در پنج جمله بدهند و متن من را دریافت نمایند.

ولی آنچه که انجام ندادم این ها بود:

  • دروغ نگفتم.
  • کسی را مقصر ندانستم.
  • به جز پوزش خواستن خلاصه و مختصر ، معذرت خواهی تکراری نداشتم و به دیگران هم تا پایان جشنواره اجازه این کار را ندادم.
  • از شخص خاصی به خاطر مقامش یا ترک تالار  و غیبتش عذرخواهی نکردم.
  • فرافکنی نکردم و زیر بار مسوولیت هم نرفتم و مسوولیتی جدید را هم برای حراست و کارفرما ایجاد نکردم.
  • به زمین و زمان و برف و باران هم اشاره ای نداشتم.
  • در پایان این اعلام کوتاه از کسی هم نخواستم  دست بزند ولی یک تشویق جانانه از حاضران دریافت کردم که آرامش را به تالار و تیم اجرایی بازگرداندم. و این بود تنها "مفتاح در مخفی توفیق و عصای معجزه گر من "


ولی آنچه که خوب است بدانید :

  • برنامه بعد از 6 دقیقه به طور رسمی شروع شد.
  • برنامه راس ساعت 1230 طبق جدول زمان بندی تمام شد.
  • رضایت کارفرما و احترام سخنرانان و  اکرام مخاطبان حفظ شد.
  • هیچ گونه هزینه ی اضافی تالار و ... به کارفرما تحمیل نشد.

80 شرکت در کمال احترام لوح یادبود جشنواره را دریافت نمودند و تا آخرین ثانیه جشنواره کسی تالار همایش را ترک نکرد.
من از کیفیت و کمیت برنامه چیزی را کم نکردم و یکی از اجرا های بی نظیرم را ارائه کردم. فی المجلس برای برنامه بعدی خود بوک شدم. بیش از 50 عدد کارت ویزیت رد و بدل نمودم و دوستان زیادی پیدا کردم و از نظرات آنها انرژی زیادی گرفتم و باز به سرمایه های معنوی من اضافه شد.

فریبا علومی یزدی در برج میلاد تهران



این کمترین کاری بود که من انجام دادم. من خودم را برای روزهای سخت تری آماده می کنم چون برای آن مزد می گیرم. من با مدیریت صحیح ، خیلی ها را جذب نمودم . من طرحی نو در مدیریت  دارم که بزودی در اختیار شما عزیزان قرار می دهم.من دانش و تجربه ام را با افتخار به شما انتقال می دهم  تا شما به رقبای اصلی من بدل شوید و من را مجبور نمایید تا به سوی آینده و کمال خواهی در حرکت باشم.

 


من فریبا علومی یزدی این اطمینان را به شما می دهم تا جایگاه ده سخنور اول ایران با شما  بمانم.