آداب وصل کردن مکالمت تلفنی به غیر

 مطالب مفید در همین مورد: زبان بدن و ارتباط غیر کلامی در آداب تجارت

به حرفهای تماس گیرنده گوش دهید

یکی از مهمترین کارهايی که در یک ارگان سازمانی  می بایست صورت می گیرد توجه به صحبتهای تماس گیرندگان تلفنی است این به این معنی است که کلام وی نمی بایست قطع گردد..گاهی وقتی فردی با شما تماس می گیرد سریعا متوجه منظور وی می شوید و می دانید تماس تلفنی وی را باید به چه بخشی ارجاع دهید اما این به این معنی نیست که کلام وی را قطع کنید. حرفهای تماس گیرنده را خوب گوش کنید .

اول اینکه که این کار بی ادبی است و اگر تماس گیرنده به هر دلیلی از قبل ناراحت یا خشمگین باشد با انجام این کار که شما کلام وی را قطع می کنید خیلی خوشحال نخواهد شد حتی در پاره ای موارد ممکن است عکس العمل شدید تری نیز از خود نشان دهد.

یکی دیگر از دلایلی که می بایست به حرفهای تماس گیرنده تمام و کمال گوش فرا دهید آن  است که گاها وقتی آنها را موضوع را با ذکر جزئیات برای شما بیان می کنند متوجه می شوید که موضوع را به شیوه دیگری غیر آنچه گه معمولا انجام می دهید باید دنبال کنید .

 اول مطمئن شوید کسی که تلفن را به وی ارجاع می دهید در محل حضور دارد .

اگر چه ممکن است شما فقط یک یا دو دقیقه است که با تماس گیرنده صحبت کرده باشید اما این امکان وجود دارد که در دیگر بخشهای ارتباطی هم از قبل کمی معطل شده باشند شاید پس از انتظار طولانی برای برقراری ارتباط با فرد مورد نظرشان آخرین  چیزی که انتظارش را دارند آن باشد که در نهایت با پیغام گیرآنها مواجه شوند . پس اول مطمئن شوید کسی که تماس گیرنده را به وی ارجاع می دهید در محل حضور دارد .

شاید برای تماس گیرنده اشکال نداشته باشد که برای مخاطب مورد نظر خود پیام بگذارد .

بگذارید خودشان انتخاب کننند .

اگر مایل نبود پیغام گیر را فعال سازد مشخصات تماس مجدد با وی به طور کامل  را کسب کرده و به فرد مورد نظر آنها بعدا ارجاع دهید.

 انتقال تلفن به بخش دیگر – آداب انتقال یک پیام تلفنی به مر حله ای دیگر

 یکی از کار های خوبی که در رابطه با آداب ار جاع تماس های تلفنی به بخش دیگر می توانید انجام دهید آن است که ابتدا برای این کار از تماس گیرنده کسب اجازه کنید و پس از آن  برای حصول اطمیان از موجود بودن فرد مورد نظر در محل موضوع را مورد بررسی قرار دهید . اگر موافقت کردنند آنگاه تماس گیرنده را پشت خط نگاه دارید . اگر برای برقرای ارتباط با فرد مورد نظر تماس گیرنده دچار مشکل شدید و این فرایند بیش از حد طول کشید هر چند دقیقه یک بار به تماس گیرنده یاد اوری کنید که شما در حال پی گیری در خواست وی هستید و اگر برایشان اشکال ندارد می توانند همچنان در پشت خط باقی بمانند تا شما بتوانید اشکال را بر طرف و تماس را بر قرار کنید. اگر تماس گیرنده اظهار داشت برایش مقدور نمی باشد بیش از این پشت خط منتظر بماند نام و مشخصات کسی را که در تماس بعد می بایست با وی ارتباط بر قرار کنند را با آنها بدهید.

اگر در نهایت امکان بر قرای ارتباط بین این دو برایتان فراهم شد به تماس گیرنده اطلاع دهید که " در حال برقرای ارتباط هستید " و به زودی ی می تواند با فرد مورد نظر خود صحبت کند.

به این ترتیب"الان شما وصل شدید " یا آنکه بهتر است بگويید " همین الان شما  را وصل می کنم" . چون گاها وقتی این دو نفر را بدون اعلان قبلی به هم وصل می کنید گاه بین دو نفر که از زمان دقیق ارتباط اطلاع نداشته اند سر در گمی پدید می آید به نحوی که یکی ار این دو تصادفاً مکالمه را قطع می کند.

 تماس گیرندگانی که علاقمند  به وصل شدن تماس خود به بخش دیگری نیستند.

در پاره ای  از موارد با تماس گیرندگانی مواجه می شوید که مدتی است پشت خط منتظر بوده و از یک قسمت به قسمت دیگر بی نتیجه ارجاع داده شده اند و  پس جندین بار ارجاع هیچ کس نتوانسته به آنها در تماس با فرد مورد نظرشان کمک کند این گونه نقل و انتقالات بی نتیجه در اکثر موارد باعث ناراحت یا عصبانی شدن تماس گیرنده می شود.

.در اینچنین موارد ابتدا از وی برای معطل شدن عذر خواهی کنید و مشخصات کامل وی را بگیرید و به وی اطلاع دهید در اسرع وقت از فرد مورد نظر وی خواهید خواست تا با وی تماس بگیرد. مطمئن شوید که این فرایند حتما دنبال خواهد شد تا به تلفن تماس گیرنده پاسخ داده شود .هنگام یادداشت اطلاعات تماس با تلفن کننده از وی سوال کنید چه وقت برای تماس فرد مورد نظرش با وی برایش راحت تر است .

 ارجاع تماس های تلفنی بخش مهمی از انجام خدمات ادار ای و تجاری است . پیامد منفی از عدم رعایت آداب خاص  ارجاع صحیح  پیامهای تلفنی و میزان تاثیر گذاری منفی در مراجعین غیر قابل توصیف است .

بنا بر این ، رعایت بهینه این آداب یعنی آداب ار جاع پیامهای تلفنی در ادارت و اماکن تجاری  امر مهمی در پیشبرد آن ارگان به جلو و به سوی پیشرفت کاری محسوب می گردد.

در همين مورد :20 نکته در رابطه با آداب معاشرت در تلفنهای تجاری